حول التنظيم الاداري و المالي

حول التنظيم الاداري و المالي

1. كيف تدار الجمعية الخيرية؟
تدار الجمعية من قبل مجلس إدارة مكون من خمسة عشر عضواً تنتخبهم لبجمعية العمومية من بين أعضائها ( الذين وافقا وزارة الشئون الاجتماعية على ترشيحهم ) وذلك بالاقتراع السري وهم ينتخبون من بينهم الرئيس ونائبه وامين الصندوق. مدة عضوية مجلس لإدارة ( ثلاث سنوات ).المادة رقم (19) من النظام الأساسي.
2. هل يمكن لكل عضو من أعضاء الجمعية (المشتركين) الترشح لعضوية مجلس الإدارة؟
نعم ولكن بشرط أن يكون قد أتم الحادية والعشرون من عمره و أن يكون مقيما في مكان مقر الجمعية ( مدينة صفوى) إلى جانب شروط العضوية التي نصت عليها المادة (4).المادة رقم 26 من النظام الأساسي.
3.هل يمكن لعضو مجلس الادارة أن يعمل في الجمعية بأجر؟
العضوية في مجلس إدارة الجمعية عمل تطوعي لا يتقاضى عليه أعضاءه اجرا ولا يجوز الجمع بين عضوية المجلس والعمل لدى الجمعية بأجر. المادة رقم (20) من النظام الأساسي.
4.متى يكون اجتماع مجلس الإدارة صحيحا وكيف تتخذ قرارته؟
يكون اجتماع مجلس الإدارة صحيحا بحضور أغلبية أعضائه أعضائه ولا يجوز فيه تفويض عضو عن عضو آخر وتصدر القرارات بأغلبية الأصوات الحاضرين وفي حالة التساوي يكون صوت الرئيس مرجحاً. المادة رقم (23) من النظام الأساسي .
5. ماذا يحدث عندما يستقيل أحد الأعضاء من عضوية مجلس الإدارة؟
يحل محل العضو الذي إستقال من مجلس الإدارة العضو الإحتياطي الحاصل على أكثر الأصوات في إنتخاب أعضاء المجلس فإذا كان المنصب الشاغر للرئيس أو نائبه او أمين الصندوق فيشغل هذا المنصب بالانتخاب بين أعضاء المجلس بعد إكتمال عددهم على أنه اذا لم يتوفر في الأعضاء الإحتياطيين ما يكفي لشغل المناصب الشاغرة بالمجلس فتدعى الجمعية العمومية لاجتماع طارئ لمعالجة ذلك . المادة رقم (25) من النظام الاساسي
6. متى يفقد عضو مجلس الإدارة عضويته في المجلس؟
يفقد عضو مجلس الإدارة عضويته في المجلس

  • أ. الوفاة
  • ب. الانسحاب من الجمعية بطلب كتابي ( الإستقالة )
  • ت. إذا فقد شرطا من شروط العضوية الوارد بالمادة رقم (4)
  • ث. إذا الحق عن عمد بالجمعية أضرارا جسيمة سواء كانت مادية أم معنوية ويعود تقدير ذلك لمجلس الإدارة
  • ج. إذا تأخر عن تسديد الاستراك لمدة ( ستة شهور )من بداية السنة المالية للجمعية بعد إخطاره بخطاب على عنوانه المدون لديها وفيما عدا الحالتين (أ,ب) يصدر بفقدان العضوية قرار من مجلس الإدارة
7. هل هناك صلاحيات خاصة لرئيس مجلس الإدارة حسب النظام الأساسي؟
بشكل عام فإن من يدير الجمعية هو مجلس الإدارة كهيئة إدارية وليس رئيس مجلس الإدارة او أحد الأعضاء كفرد. والقرارات التي تتخذ هي قرارات يتخذها المجلس بالتصويت وليس من أي عضو من أعضائه بمفرده و إن كان رئيس مجلس الإدارة .نعم لرئيس مجلس الإدارة الصوت المرجح في اتخاذ قرارات مجلس الإدارة عندما تتساوى أصوات أعضائه ( المادة رقم (25 ) من النظام الأساسي).
المادة رقم 29 من النظام الأساسي تحدد صلاحيات و مهام رئيس مجلس الإدارة وهي رئاسة إجتماعات المجلس و تمثيل الجمعية أمام الجهات المختصة في جميع القضايا التي ترفع من أو على الجمعية . كما انه يقوم بالتوقيع من مايصدر من الجمعية قرارات او عقودد او غير ذلك بعد موافقة المجلس عليها والتوقيع على الشيكات والأوراق المالية و مستندات الصرف مع أمين الصندوق.كما أنه يقوم بتلقي المكاتبات الواردة للجمعية والقيام باستلامها والتصرف فيما يدخل ضمن صلاحيته وعرض الباقي على المجلس وإقرار جدول أعمال اجتماعات المجلس ومتابعة تنفيذ قراراته وتوجيه الدعوة لمساعدة الجمعية ومعاونتها على أداء مهامها.
8. كيف يتم تحديد المشرفين على اللجان؟
يتم تحديدهم من قبل مجلس الإدارة المنتخب وذلك بعد أن يقوم الأعضاء المنتخبون بانتخاب الرئيس ونائبه و أمين الصندوق,يقوم مجلس الادارة بتوزيع اللجان بين الأعضاء وفي حالة رغبة عضوين او أكثر في إدارة لجنة من اللجان يتم التصويت بينهم و من يحصل على أعلى الأصوات يكون هو مشرف اللجنة المعنية .
9. هل يشترط أن يكون المتطوعون في اللجان من خارج مجلس الإدارة أعضاءً في الجمعية ( مشتركين)؟
نعم يجب أن يكون جميع أعضاء اللجان من اعضاء الجمعية ( المشتركين ). هذا مانصت عليه المادة 38 من النظام الأساسي التي تقول ( بعد تشكيل الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة لجانا فرعية تساعد على إدارة الجمعية وتحقيق أهدافها على أن لايقل أعضاء كل لجنة عن ثلاثة أعضاء وتكون رئاستها لعضو مجلس إدارة الجمعية الذي يجوز له ان يرأس أكثر من لجنة على أن يكون جميع أعضاء اللجان من أعضاء الجمعية ويتم تحديد عدد تلك اللجان ومسمياتها واختصاصاتها وطريقة تشكيلها بقرار من الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة.
10. ماهي صلاحيات أمين الصندوق؟
إن أمين الصندوق للجمعية هو المسئول الأول عن جميع شئون الجمعية المالية. وهو صاحب التوقيع الأساس على الشيكات ةالأوراق المالية ومستندات الصرف إلى جانب رئيس مجلسالإدارة.وهو المسئول عن إستلام المبالغ الواردة وهن إيداع تلك الأموال فور تسلمها لدى البنك و التوقيع مع المختصين على كافة السجلات المالية كما تكون بعهدته بمقر الجمعية سندات القبض وسندات الصرف ودفاتر الشيكات وكافة الأوراق التي لها قيمة مالية ( كالكوبونات المالية ومثيلاتها ) .كما يقوم أمين الصندوق بالمشاركة في وضع مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية القادمة وتنفيذ قرارات مجلس الإدارة فيما يتعلق بالمعاملات المالية وفقاً لما هو معتمد في الميزانية .المادة رقم ( 31) من النظام الأساسي.
11. ماذا يشترط لصرف أي مبلغ مالي من أموال الجمعية ؟
أول الشروط لذلك هو صدور قرار بالصرف من مجلس الإدارة ومن ثم يتم توقيع اذن الصرف أو الشيك من قبل كل من رئيس مجلس الإدارة او نائبه مع أمين الصندوق. كما يجوز لمجلس الإدارة ( حسب النظام) تحديد سلفة نقدية دائمة مقدارها ( ثلاثة اللف ريال) تصرف لأمين الصندوق لمواجهة المصروفات النثرية والطارئة ويعوض شهريا عن المنصرف منها على أن تتم تسويتها قبل نهاية السنة المالية للجمعية . المادة رقم (43) من النظام الأساسي.
Robert Nkemdiche Jersey